Outlex Oy:n (”Bulevardi”) asiakkaiden ja asiakkaiden edustajien henkilötietojen käsittelyn kuvaus, päivitetty 25.11.2020
1. Rekisterinpitäjä
Outlex Oy (Y-tunnus: 2864792-2)
Pohjoiesesplanadi 35
00100 Helsinki
1. Yhteydenotot TIETOSUOJA-ASIOISSA
Outlex Oy
Sähköposti: info@bulevardidiamond.fi
Osoite: Pohjoiesesplanadi 35, 00100 Helsinki
2. Käsiteltävät henkilötiedot
BULEVARDI käsittelee seuraavia BULEVARDIn toiminnan ja palvelujen tarjoamisen kannalta tarpeellisia tietoja kaikista BULEVARDIn kuluttaja-asiakkaista:
• etu- ja sukunimi
• yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
• markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niihin osallistuminen (esim. markkinointiarpajaisiin ja –kilpailuihin sekä tapahtumiin osallistuminen)
• asiakkuuden ja muun asiallisen yhteyden hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot (esim. tuotteiden ja palveluiden osto- ja peruutustiedot, toimitustiedot, palautteet sekä reklamaatiot
• edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:
• asiakkuuden hoitaminen ja hallinnointi, analysointi ja kehittäminen, kuten:
o tuotteen huoltaminen, korjaaminen, tekeminen, toimittaminen tai muun sopimuksen toteuttaminen
o Bulevardin palvelujen tarjoaminen
• yhteydenpito asiakkaaseen, mukaan lukien asiakasviestintä;
• Bulevardin suoramarkkinoinnin toimittaminen;
• muut vastaavat käyttötarkoitukset, jotka eivät ole ristiriidassa edellä kuvattujen käyttötarkoitusten kanssa.
4. Käsittelyn oikeusperusteet
4.1. Sopimus
Käsittelemme henkilötietojasi sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa olet itse osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi pyynnöstäsi. Sopimus syntyy, kun hankit Bulevardilta palvelun tai tuotteen.
4.2. Oikeutettu etu
Bulevardin oikeus käsitellä sinun henkilötietojasi perustuu osin asiakassuhteen synnyttämään oikeutettuun etuun. Oikeutettu etu on käsittelyperuste markkinoinnin ja viestinnän toteuttamiseksi suoritetun henkilötietojen käsittelyn kohdalla.
Olemme tehneet intressipunninnan, jonka perusteella olemme todenneet, että rekisteröityjen perusoikeudet ja vapaudet eivät syrjäytä Bulevardin oikeutettua etua käsitellä henkilötietoja asiakassuhteen perusteella. Sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella henkilötietojen käsittelyä joka perustuu Bulevardin oikeutettuun etuun. Tällöin arvioimme, onko henkilötietojen käsittelyn jatkamiselle olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää oikeutesi ja etusi.
5. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Henkilötietoja luovutetaan kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti toimivaltaiselle viranomaiselle, kuten veroviranomaiselle.
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta muihin kuin edellä mainittuihin tarkoituksiin. Bulevardi on kuitenkin oikeutettu lainsäädännön sallimin tavoin luovuttamaan henkilötietoja esimerkiksi liiketoiminnan myyntiin liittyvissä tilanteissa.
Henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu seuraaville palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja Bulevardin lukuun:
• IT-ohjelmistojärjestelmien toimittajalle
• Tilitoimistolle
6. Henkilötietojen siirto kolmansiin maihin
Henkilötietoja ei siirretä EU- ja ETA -alueen ulkopuolelle.
7. Henkilötietojen säilytysajat
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi.
• Bulevardi säilyttää kuluttaja-asiakkaan henkilötietoja niin kauan kuin asiakkaan asiakkuus jatkuu ja 20 vuotta palvelun tai tuotteen oston jälkeen. Säilytysaika perustuu Bulevardin tuotteiden tyypillisesti pitkiin käyttöikiin. Tietoja säilytetään mahdollisimman laadukkaan asiakaspalvelun tarjoamiseksi.
• Bulevardi säilyttää suoramarkkinointitarkoituksiin käsiteltyjä henkilötietoja kunnes rekisteröity kieltää suoramarkkinoinnin lähettämisen. Tällöin Bulevardi säilyttää tiedon markkinointikiellosta, ellei rekisteröity vastusta tällaista käsittelyä.
• Bulevardi säilyttää kaikkia kirjanpitoon liittyviä tietoja 6 vuoden ajan sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana tilikausi päättyy.
8. Rekisteröidyn oikeudet
Voit käyttää alla kuvattuja oikeuksiasi ottamalla yhteyttä joko sähköpostitse:
info@bulevardidiamond.fi
tai postitse: Tietosuoja-asiat, Outlex Oy, Pohjoiesesplanadi 35, 00100 Helsinki.
Huomaathan, että voimme tarpeen mukaan pyytää sinua toimittamaan lisätietoja henkilöllisyytesi vahvistamiseksi.
8.1. Oikeus saada pääsy tietoihin
Sinulla on oikeus saada Bulevardilta vahvistus siitä, käsitelemmekö sinua koskevia henkilötietoja. Sinulla on lisäksi oikeus saada pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä.
Emme anna sinulle pääsyä sellaisiin tietoihin, jotka ovat Bulevardin liikesalaisuuksia tai luottamuksellisena pidettäviä tietoja taikka tietoja jotka voisivat loukata toisen henkilön yksityisyydensuojaa.
Kun käytät oikeuttasi saada pääsyn tietoihin, me toimitamme sinulle jäljennöksen käsittelemistämme sinua koskevista henkilötiedoista. Jos pyydät useampia jäljennöksiä, voimme periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. Jos esität pyynnön sähköisesti, toimitamme tiedot sinulle yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa, paitsi jos pyydät toimitusta suullisesti tai paperisena.
8.2. Oikeus tietojen oikaisemiseen
Sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan tai täydentämään sinua itseäsi koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot ilman aiheetonta viivytystä. Voimme pyytää sinua toimittamaan lisäselvitystä, jos tarvitsemme lisätietoja esimerkiksi henkilöllisyytesi varmistamiseksi tai toimittamiesi uusien tietojen paikkansapitävyyden vahvistamiseksi.
8.3. Oikeus tietojen poistamiseen
Sinulla on oikeus saada Bulevardi poistamaan sinua itseäsi koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos:
• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin (jos et esimerkiksi ole enää asiakas);

• vastustat henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai vastustat henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin;

• Bulevardi on käsitellyt henkilötietoja lainvastaisesti; tai

• henkilötiedot on poistettava Bulevardi sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

• Arvioimme oikeutesi ja mahdollisuutemme poistaa tiedoapauskohtaisesti. Pyrimme kunnioittamaan toiveitasi ja oikeuttasi tietojen poistamiseen lain sallimissa rajoissa.
8.4. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Sinulla on oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä siten, että henkilötietoja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä ainoastaan sinun suostumuksellasi tai oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi jos:
• kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jolloin rajoitamme käsittelyä tietojen paikkansapitävyyden varmistamisen ajaksi;
• käsittelemme henkilötietojasi lainvastaisesti, ja vastustat henkilötietojen poistamista ja vaadit sen sijaan henkilötietojen käytön rajoittamista;
• Bulevardi ei tarvitse enää henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin ja muutoin poistaisimme tietosi, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi; tai
• olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella ja odotat sen toteamista, syrjäyttävätkö Bulevardin oikeutetut edut vastustamisesi perusteet.
8.5. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Jos olet itse toimittanut henkilötietosi meille ryhtymällä asiakkaaksi, sinulla on oikeus saada kyseiset henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, siltä osin kuin:
• suoritamme käsittelyä automaattisesti; ja
• käsittely perustuu joko suostumukseesi (kuten mahdollisen uutiskirjeen tilauksen kohdalla) tai henkilötietojesi käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen rajoittuu menettelyyn, joka ei vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin. Emme toimita tai siirrä sinulle tai toiselle rekisterinpitäjälle muiden henkilöiden henkilötietoja tai Bulevardin liikesalaisuuksiksi luettavia tietoja.
Sinulla ei ole oikeutta siirtää tietoja järjestelmästä toiseen, jos kyseisiä henkilötietoja käsitellään Bulevardin oikeutetun edun perusteella.
8.6. Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella siltä osin kuin käsittelymme perustuu oikeutettuun etuun, eikä suorittamallemme käsittelylle ole olemassa tärkeää ja perusteltua syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi ja vapautesi.
9. oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity katsoo, että Bulevardi on rikkonut soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä henkilötietojen käsittelyssä ja henkilötietojen käsittelyssä on loukattu rekisteröidyn tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksia.
10. Mistä henkilötiedot on saatu (jos ei rekisteröidyltä itseltään)?
Bulevardi kerää henkilötietoja ainoastaan rekisteröidyltä itseltään.
11. Henkilötietojen käsittelyn turvallisuus
Sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot on suojattu tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin, kuten palomuurein ja salasanoin.
Manuaalisessa muodossa olevat, henkilötietoja sisältävät aineistot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.
Ainoastaan yksilöidyillä Bulevardin ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy henkilötietoihin.